De ce fisierele se pierd
Un document trimis prin email, altul salvat local, altul in Drive-ul personal al unui coleg, fiecare loc separat inseamna un loc in plus unde poti cauta fara succes.
Regula simpla care ajuta
Fiecare fisier relevant pentru un client apartine documentelor clientului respectiv, nu inboxului personal al cuiva. Daca regula e clara si respectata, cautarea devine "deschid clientul", nu "intreb pe toata lumea".
Ce castigi concret
Mai putin timp cautand, mai putine "poti sa-mi retrimiti?" catre clienti (care lasa o impresie proasta de organizare), si o predare mai usoara daca cineva din echipa pleaca.
Concluzie
Organizarea documentelor nu e un proiect mare de arhivare, ci o regula simpla aplicata consecvent din prima zi: fiecare fisier are un singur loc unde traieste.