Doua categorii de risc
Cand lucrezi cu documente de business, riscul vine din doua directii: acces neautorizat (cineva vede ceva ce n-ar trebui) si pierdere (nu mai gasesti fisierul cand ai nevoie de el).
Certificatele de semnatura
Certificatul tau digital (.pfx / .p12) e echivalentul unei stampile legale. Cateva reguli simple:
- Nu il trimite niciodata prin email sau chat, nici macar intre colegi.
- Incarca-l o singura data, intr-un loc criptat, si foloseste-l de acolo direct la semnare.
- Seteaza cine din echipa are voie sa il foloseasca, nu toata lumea are nevoie de acest drept.
Documentele clientilor
- Fiecare document ar trebui sa fie legat de un client specific, nu intr-un folder comun unde oricine vede orice.
- Linkurile catre documente semnate ar trebui sa expire sau sa fie protejate, nu publice la infinit.
- Pastreaza un istoric, cine a incarcat, cine a vazut, cine a semnat.
Securitatea nu inseamna sa faci lucrurile mai greu de folosit. Inseamna sa faci lucrul corect sa fie si cel mai usor de facut.
Concluzie
Nu ai nevoie de un departament IT ca sa faci lucrurile corect, ai nevoie ca certificatele si documentele sa stea intr-un singur loc, cu acces controlat, nu imprastiate prin inbox-uri si telefoane. Vezi cum gestioneaza Voltzzflow asta in Securitate si GDPR.