Die Basisdokumente
- Der unterschriebene Vertrag, mit allen Anhängen und Nachträgen.
- Ausgestellte Rechnungen und Zahlungsnachweise, für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt.
- Korrespondenz, die für wichtige Scope- oder Preisentscheidungen relevant ist.
Wie lange du sie aufbewahrst
Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumenttyp und geltendem Recht, Finanzdokumente haben meist längere Archivierungsfristen als einfache Korrespondenz. Prüfe die genauen Fristen für dein Unternehmen mit deinem Steuerberater.
Wo du sie aufbewahrst
Direkt mit dem Kunden verknüpfte Dokumente, nicht verstreut zwischen E-Mail, Google Drive und einem lokalen Ordner auf einem Laptop, der kaputtgehen oder verloren gehen kann.
Fazit
Ordentliche Archivierung ist keine sinnlose Bürokratie, sie ist dein Schutz in einem Streitfall. Fünf jetzt in Organisation investierte Minuten sparen später Stunden panischer Suche.