Zwei Dokumente, zwei verschiedene Rollen
Eine Proforma-Rechnung ist ein formalisiertes Angebot: Du sagst dem Kunden, was das Gewünschte kostet, aber das Dokument hat keinen steuerlichen Wert und löst keine Umsatzsteuerpflicht aus. Eine Steuerrechnung wird nach Lieferung oder Zahlung ausgestellt und fließt in die Buchhaltung beider Seiten ein.
Wann welche verwenden
- Proforma: bevor die Arbeit beginnt, wenn der Kunde einen klaren Betrag für die interne Freigabe oder eine Anzahlung braucht.
- Steuerrechnung: nach Lieferung der Leistung/des Produkts, oder sobald du die auf der Proforma geforderte Anzahlung erhältst.
Viele kleine Teams überspringen die Proforma und stellen direkt die Steuerrechnung aus, was Probleme macht, wenn sich der Betrag unterwegs ändert (Scope Creep, ein ausgehandelter Rabatt usw.).
Wie der Ablauf in Voltzzflow aussieht
- Du erstellst das Projekt und den Kostenvoranschlag für den Kunden.
- Du stellst eine Proforma direkt aus der Plattform aus, mit denselben Positionen wie im Angebot.
- Wenn der Kunde bestätigt oder die Anzahlung leistet, wandelst du sie über die Oblio-Integration in eine Steuerrechnung um, ohne irgendetwas erneut einzutippen.
Eine falsche Proforma neu zu machen dauert fünf Minuten. Eine falsche Steuerrechnung bedeutet ein Gespräch mit dem Steuerberater.
Fazit
Die Proforma ist für die Verhandlung da, die Steuerrechnung für die Buchhaltung. Wenn du die beiden getrennt hältst, sparst du dir unnötige Korrekturen und Gutschriften. Wenn du beide ausstellen willst, ohne Voltzzflow zu verlassen, enthält der Pro-Plan die vollständige Oblio-Integration.