Nicht die Zahl ist das Problem, sondern die Koordination
Ein kleines Team kann technisch zehn offene Projekte haben. Das Problem ist nicht das Arbeitsvolumen, sondern wie viele dieser zehn Projekte gleichzeitig aktive Koordination brauchen: Kundenfragen, Freigaben, Zahlungserinnerungen.
Eine einfache Faustregel
Zähle nicht die Projekte, sondern die aktiven Kontaktpunkte pro Projekt in einer normalen Woche, wie viele Nachrichten, Freigaben oder Updates nötig sind. Zwei bis drei Personen können realistisch 15-20 Kontaktpunkte pro Woche stemmen, ohne auszubrennen.
Anzeichen, dass ihr die Grenze überschritten habt
- Ihr beantwortet Kundennachrichten regelmäßig außerhalb der Arbeitszeit.
- Termine verschieben sich nicht aus Arbeitsmangel, sondern weil die Zeit fehlt, klar zu kommunizieren, was gerade passiert.
- Ihr wisst nicht mehr, ohne nachzuschauen, in welchem Stadium jedes Projekt gerade ist.
Was wirklich hilft
Eine für den Kunden sichtbare Zeitleiste und ein Portal, in dem er selbst den Status sieht, reduzieren die nötigen Kontaktpunkte drastisch, der Kunde muss nicht mehr fragen, weil er es sieht.
Fazit
Die eigentliche Grenze ist nicht, wie viele Projekte ihr öffnen könnt, sondern wie viele ihr aktiv koordinieren könnt, ohne die Qualität der Kommunikation mit jedem Kunden zu verlieren.