Digitale Signaturen für Verträge: was du wissen musst

Nicht jede Unterschrift ist eine Signatur

Ein über ein PDF gezeichnetes Bild sieht aus wie eine Unterschrift, beweist aber nichts: Jeder kann es kopieren und einfügen. Eine echte digitale Signatur ist kryptografisch, bindet das Dokument an ein Zertifikat und wird ungültig, wenn jemand die Datei nach der Signatur verändert.

Was PAdES ist

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) bettet eine PKCS#7-Signatur direkt in die Struktur des PDF ein. Das Ergebnis:

• in Adobe und anderen Readern verifizierbar;
• fälschungssicher: jede spätere Änderung macht sie ungültig;
• enthält Informationen über den Unterzeichner und den Zeitpunkt der Signatur.

Wie es in Voltzzflow funktioniert

1. Der Owner lädt ein Zertifikat .pfx / .p12 hoch, im Ruhezustand verschlüsselt.
2. Beim Signieren erscheint ein Popup, in dem du das Zertifikat auswählst.
3. Klicke auf das Dokument, um die Signatur genau dort zu platzieren, wo du sie willst.
4. Anwenden, ein signiertes PDF wird erzeugt.

Wann du eine qualifizierte Signatur (QES) brauchst

Für Verträge mit strengen rechtlichen Anforderungen kannst du eine qualifizierte Signatur über einen Anbieter mit Remote-HSM nutzen. Das erfordert einen separaten Vertrag und eigene Zugangsdaten, aber der Platzierungsablauf bleibt genauso einfach.

Eine digitale Signatur bedeutet nicht nur Compliance, sondern auch Geschwindigkeit: kein Drucken, Unterschreiben und Scannen mehr.

Die Funktion ist im Pro-Plan enthalten.