Warum Dateien verloren gehen
Ein Dokument per E-Mail verschickt, ein anderes lokal gespeichert, ein weiteres im persönlichen Drive eines Kollegen, jeder separate Ort ist ein weiterer Ort, an dem du erfolglos suchen kannst.
Die einfache Regel, die hilft
Jede für einen Kunden relevante Datei gehört zu den Dokumenten dieses Kunden, nicht in jemandes persönliches Postfach. Wenn die Regel klar ist und befolgt wird, wird Suchen zu "öffne den Kunden", nicht zu "frag alle".
Was du konkret gewinnst
Weniger Zeit mit Suchen, weniger "kannst du das nochmal schicken?" an Kunden (was einen schlechten Eindruck von Organisation hinterlässt), und eine leichtere Übergabe, wenn jemand aus dem Team geht.
Fazit
Dokumentenorganisation ist kein großes Archivierungsprojekt, sondern eine einfache, konsequent angewendete Regel ab dem ersten Tag: Jede Datei hat genau einen Ort, an dem sie lebt.